Aandachtspunten bij de elektronische factuur vanaf 2026!

Vanaf 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen, de zgn. “e-facturen”, gebruiken.

De verzending van e-facturen gebeurt via het Peppol-netwerk. Dit systeem maakt gebruik van gecertificeerde dienstverleners en zorgt ervoor dat facturen automatisch en elektronisch uitgewisseld worden tussen de systemen van leveranciers en klanten.
Het gebruik van pdf-facturen als bijlage bij een e-mail zal niet meer volstaan.

Waaraan moet een factuur voldoen?
De volgende elementen zullen vanaf 2026 in de factuur vermeld moeten worden:

• de factuurdatum,
• het factuurnummer,
• de identificatie van de verkoper en van de koper (bedrijfsnaam, adres en BTW-nummer),
• de beschrijving van de geleverde prestaties inclusief eenheidsprijs en hoeveelheid),
• de datum van de levering,
• het totaalbedrag exclusief BTW, het BTW-tarief en BTW-bedrag en het totaalbedrag inclusief BTW,
• de betalingsvoorwaarden.

De factuur moet VERPLICHT opgesteld wordt in de taal van de locatie van de verkoper; De verkoper mag wel een louter informatieve vertaling van de factuur bijvoegen ten behoeve van anderstalige cliënten.

De consequenties van de aanvaarding van een factuur?
Wanneer een onderneming een factuur accepteert, gaat ze akkoord met de schuldvordering vermeld op de factuur én met de voorwaarden van het contract zoals vermeld in de factuur. Het aanvaarden van een factuur verplicht een onderneming om de factuur te betalen.
Deze factuur kan expliciet, impliciet of stilzwijgend worden geaccepteerd. Een expliciete aanvaarding blijkt uit de handtekening voor akkoord op de factuur. De betaling zonder voorbehoud of het gebruik van een factuur in de btw-aangifte zijn voorbeelden van impliciete aanvaarding.
Stilzwijgende aanvaarding doet zich voor als een onderneming een factuur nalaat tijdig en onderbouwd te betwisten.

Er dient over gewaakt dat de accountant van de klant een e-factuur pas boekhoudkundig verwerkt na de toestemming van zijn klant/werkgever. Zonder dit akkoord riskeert de accountant een aansprakelijkheid omdat hij impliciet een e-factuur via het Peppol-netwerk aanvaardt door deze te boeken.

De digitale uitwisseling van facturen?
Door de e-facturatie zullen facturen direct en automatisch uitgewisseld worden tussen de boekhoudkundige softwaresystemen van verkoper en koper.
Klanten dienen dringend na te gaan of hun systemen het toelaten een digitale factuur te controleren en goed te keuren voordat deze wordt opgenomen in de digitale boekhouding.
Het Peppol-netwerk voorziet immers (alsnog) niet in een module om een factuur al dan niet te betwisten.

Heeft u hierover vragen of wenst u dat wij uw algemene voorwaarden nakijken, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze specialisten ondernemingsrecht.
Contacteer ons telefonisch, per mail of boek digitaal een afspraak met ons kantoor.

Lieve Dehaese
Advocaat - Founding partner
DEHAESE & DEHAESE Advocatenkantoor